Как выбрать ERP-систему и не пожалеть

Как выбрать ERP-систему и не пожалеть

Как выбрать ERP-решение? Какие вопросы нужно задавать представителям ERP-компаний erp-sistemi.biz.ua (и на какие вопросы вы вправе получить полные и исчерпывающие ответы), как не дать ввести себя в заблуждение при проведении презентации ERP-решения? Как довести внедрение ERP-системы до логического завершения?

На эти и другие вопросы я постараюсь ответить в этой статье. В ней речь пойдет о фундаментальных возможностях, которым, на мой взгляд, должны удовлетворять ERP-решения для малого и среднего бизнеса — сегмента СМБ.

Рассматривать крупный бизнес я в этой статье не буду, поскольку крупные предприятия обычно имеют в штате высококвалифицированных специалистов, способных оценить существующие на рынке системы, «примерить» их к существующей на предприятии инфраструктуре и провести тендер, в условиях которого уже четко прописаны параметры будущей системы. Или же вообще для выбора ERP-решения нанимается консалтинговая компания.

Если говорить в среднем, то количество «проваленных» ИТ-проектов в России сегодня около четверти от общего их числа. Но думаю, что я не ошибусь, если назову ERP-внедрения одними из самых провальных, и здесь уже процент успешных внедрений не превышает 15–20%. Почему проекты по автоматизации бизнеса проваливаются?

Отсутствие четкой цели, поставленной заказчиком
Ошибочный выбор ERP-решения
Некачественно сформулированное ТЗ
Низкая квалификация специалистов, внедряющих решение, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя
Недостаточный административный ресурс со стороны заказчика.
Уверен, что в улучшении этой ситуации заинтересованы как возможные заказчики внедрения, не желающие платить свои деньги за пустые обещания, так и ИТ-компании, уставшие стыдливо прятать почти дописанные «истории успеха» в стол. Поэтому моя цель — максимально расширить знания потенциальных заказчиков ERP-систем, тогда риск неудачи при внедрении значительно снизится. В этой статье мы поговорим о выборе решения, а именно о том, как снизить количество ошибок при выборе ERP-решения. В статье я сформулирую минимальные, на мой взгляд, функциональные требования, наличие которых позволит заказчику быть уверенным, что функциональный фундамент системы достаточно прочен, и потенциально система в состоянии решать многие задачи.

Первое, что необходимо сделать еще до начала поиска ERP-системы — совершенно четко ответить себе на вопрос «Зачем мне это?». Иными словами, четко сформулировать цель, которую необходимо достичь. Так, чтобы при приеме системы от поставщика банально поставить «галочки»: это решено, это решено, а это — нет.

Конечно, есть целый ряд функциональных возможностей, которые обязательно должны быть в ERP-системе, иначе внедрение не даст должного результата, и на этих возможностях мы остановимся ниже. Но кроме стандартных возможностей система должна уметь решать и те задачи, которые присущи именно вашей компании, и настройка (а в большинстве случаев, чего уж греха таить, разработка) таких возможностей, как правило, занимает бОльшую часть времени проекта. И если представители erp-компании пытаются вас убедить, что нужно перестраивать бизнес под ERP-систему, то это глупость, потому что для максимального эффекта система должна впитать в себя все лучшее, что есть в бизнесе, плюс дать бизнесу все лучшее, что в ней уже есть.

Кто выбирает ERP-систему?
Не нужно бояться ERP-систем и считать, что это что-то очень сложное. Ни в коем случае нельзя доверять выбор ERP-системы только системным администраторам, или только руководителям служб продаж и т.д. Каждый из них будет выбирать систему исключительно по тем критериям, которые интересуют, в первую очередь, его самого. Причем требования каждого могут противоречить друг другу. В то время как ERP-система должна отвечать требованиям всего бизнеса в целом. Поэтому выбор ERP-системы — это задача если не первого лица компании (а в малом и среднем бизнесе только первого лица), то, по крайней мере, одного из первых лиц. Только руководитель (или топ-менеджер) компании может однозначно и непротиворечиво сформулировать задачи и цели. Многие руководители говорят «Я в этом ничего не понимаю». В чем? ERP-система — это отражение вашего бизнеса, ее структура должна быть понятной человеку, знающему законы своего бизнеса (а отнюдь не рынка информационных технологий). Выбирая автомобиль, мы, может быть, и не знаем, как в деталях там все устроено, и, тем не менее, к выбору автомобиля мы подходим во всеоружии, точно зная, какими характеристиками он должен обладать, сколько должен стоить и т.д., причем не боимся этого выбора. Также нужно подходить и к выбору ERP-системы, т.е. четко зная, каким требованиям она должна удовлетворять и какими функциональными возможностями должна обладать. И не стесняйтесь формулировать эти требования простым, понятным языком. И ответов, кстати, требуйте на этом же языке.

ERP-система: для кого?
Система должна быть устроена просто и очевидно, ведь работать с ней предстоит вашим сотрудникам, которые «в этом» понимают еще меньше вас. Таким образом, если ERP-система не понятна и не очевидна, то это уже повод задуматься. Когда вы едете на автомобиле и вам нужно повернуть направо, вы просто поворачиваете руль в правую сторону, и вам не важно, что при этом происходит «внутри». Так же и работа в программе не должна обременять пользователя непонятными ему терминами и понятиями, бесконечными галочками и кнопками. Простота в эксплуатации существенно облегчает процесс обучения пользователей.

Цель внедрения
Вы должны четко себе представлять цель проекта внедрения. Цель должна быть не расплывчатой, а совершенно четкой. Целью не может являться «оптимизация бизнес-процессов», «улучшение деятельности компании» и т.д. Такие цели нельзя «пощупать», поэтому после запуска системы невозможно будет понять достигнуты цели или нет. Целью, например, может являться построение консолидированной финансовой отчетности (совершенно конкретных финансовых отчетов) на основании автоматизации конкретных (подчеркиваю) бизнес-процессов. Целью может являться внедрение системы планирования ресурсов и показателей (опять же конкретных) и т.д. Если вы автоматизируете цепочку поставок и финансов, но не будете иметь внятных финансовых и управленческих отчетов, то результата не будет, так как не будет обратной связи, и влиять на процесс вы не сможете. Ситуация в компании будет непонятной, принятие своевременных решений будет затруднено.

Конечно, в идеале нужно иметь на руках сформулированные требования (описание бизнес-процессов с требованиями к отчетности и возможностям системы), однако встречается такое крайне редко. Во многих компаниях нет не только документа, описывающего бизнес-процессы, но даже понимания как они (эти бизнес-процессы) вообще работают и кто и за что отвечает. Поэтому прежде, чем приступить к выбору ERP-решения, вы должны сформулировать для себя четкие критерии оценки внедрения, для того, чтобы по его результатам вы могли сказать себе «я получил (получила) то, что хотел (хотела)». Стоит заметить, что начиная процесс внедрения ERP-системы, вам в любом случае придется участвовать в разработке технического задания (ТЗ), где вы будете описывать ваши бизнес-процессы совместно с поставщиком ERP-системы. Без технического задания автоматизировать бизнес-процессы не стоит, т.к. в этом случае существенно повышаются риски неудачного внедрения, ведь нет документа, по которому вы бы могли принять или не принять готовую работу. К тому же если вы не представляете, что же хотите получить в итоге, то вряд ли вы будете довольны результатом.

Похожие записи